Faut-il sous-traiter sa production de produits alimentaires et cosmétiques bio ?

Sous-traiter sa production de produits alimentaires bio ou cosmétiques bio est au cœur de la stratégie d’entreprise et peut se poser a différents stades de son développement. Lors de la création, recourir à un sous-traitant permet de se focaliser sur son identité de marque et sa commercialisation. Lors d’un changement d’échelle de l’entreprise, externaliser sa production évite des investissements importants et permet de répondre rapidement aux demandes. Toutefois, la sous-traitance présente également des risques qu’il vaut mieux connaître avant de faire son choix.  

Qu’est-ce que signifie « sous-traiter sa production » ?

« Sous-traiter sa production, également appelé « travail à façon » est une relation de travail qui voit un artisan[ndlr: ou une entreprise], propriétaire de son outil de production, produire des marchandises sur les ordres d'un marchand qui se charge de leur commercialisation » (Source : Wikipédia).

Celui qui réalise ce travail à façon est appelé « façonnier » ou encore « sous-traitant ». Il n’est pas propriétaire des matières premières, il facture une prestation de service et non un produit fini. Cette entreprise s’occupe de la fabrication mais aussi réceptionne et stocke les matières premières et étiquette les produits.

En cosmétique, certaines prestations sont « full service » et le sous-traitant a son propre stock de matières première dans lequel il pioche pour réaliser les formules de ses clients. 

Celui qui donne les ordres est appelé le « donneur d'ordre ». On peut dire que le donneur d'ordre externalise sa production au façonnier ou qu’il sous-traite sa production.

Quels sont les avantages de sous-traiter sa production alimentaire ou cosmétique ?

Sous-traiter sa production alimentaire ou cosmétique permet de commencer rapidement sa mise en marché

Nous constatons que la plupart des start-ups passent par un sous-traitant.

Elles bénéficient ainsi du savoir-faire du façonnier sur la production et n’ont généralement pas, au démarrage, les moyens de réaliser des investissements sur des outils de production et se focalisent sur la promotion et la commercialisation de ceux-ci.

Sous-traiter sa production alimentaire ou cosmétique permet au démarrage de faire la preuve de son concept et son acceptation par le marché avant d’envisager des investissements machine onéreux malgré les subventions existantes. 

Sous-traiter sa production alimentaire ou cosmétique permet d’adapter plus facilement ses capacités de production 

Une start-up doit pouvoir faire face à une forte augmentation de son volume d’activité et à changer d’échelle rapidement. Vous avez sûrement entendu le terme de « start-up scalable ». C’est l’essence même d’une start-up, que de connaître une croissance rapide. Il est plus rapide de modifier son contrat avec votre sous-traitant pour faire face à cette montée en charge que de devoir investir dans un nouvel outil de production de plus grande capacité et de devoir recruter et gérer du personnel de production. 

Sous-traiter sa production alimentaire ou cosmétique permet de se focaliser sur l’identité de marque et de développer sa notoriété

Externaliser la production permet de se focaliser sur la création de sa communauté sur les réseaux sociaux et d’avoir un storytelling impactant. Vous connaissez certainement la marque Respire et sa co-fondatrice Justine Hutteau, qui a commencé par des déodorants naturels. Mais surtout avec une communauté très engagée de sportifs sur Instagram ! 

Sous-traiter sa production alimentaire ou cosmétique permet de bénéficier du savoir-faire du sous-traitant.

C’est d’autant plus vrai en cosmétique où la réglementation impose certains diplômes pour la personne en charge de l’évaluation de la sécurité (évaluateur de la sécurité) du produit cosmétique. L'évaluation de la sécurité du produit cosmétique doit être effectuée par une personne titulaire d'un diplôme ou d'un titre sanctionnant une formation universitaire d'enseignement en pharmacie, toxicologie, médecine ou dans une discipline analogue ou une formation reconnue équivalente par un État membre. Le sous-traitant peut aussi vous accompagner dans la conception de vos recettes et propose généralement des marques blanches standards que vous pouvez reprendre à votre compte. A noter que même les entreprises qui font elles-mêmes leurs produits doivent faire valider leurs produits par un tiers avec le diplôme adéquat.

Sous-traiter sa production alimentaire ou cosmétique permet de proposer une gamme élargie grâce à la sous-traitance.

Sous-traiter permet de proposer rapidement une gamme large de produits en s’appuyant sur le savoir-faire de votre façonnier et cela est un avantage commercial non-négligeable.

Prenant l’exemple de l’entreprise Betsara qui propose de l’huile essentielle de ravintsara bio avec sa propre filière de Madagascar. Cette entreprise a vite séduit les magasins par la qualité de ses produits et son histoire. Les co-fondateurs sont 3 copains d’enfance dont l’un d’eux est malgache et s’occupe lui-même de la production de ravintsara à Madagascar. Avec un mono-produit pas évident d’être visible dans les linéaires, ni très facile d’atteindre le franco de port pour commander à nouveau le produit. L’entreprise a proposé un second produit : des feuilles de ravintsara pour de la tisane et a également externalisé sa production pour diversifier rapidement sa gamme en bénéficiant du savoir-faire de ses sous-traitants : baume de massage, stick à lèvre au ravintsara, eau florale, bain de bouche, gel main, spray assainissant.

Quels sont les risques à sous-traiter à un façonnier sa production bio alimentaire ou cosmétique ?

Sous-traiter sa production alimentaire ou cosmétique vous met en position de forte dépendance vis-à-vis de votre façonnier 

Que faire en cas de liquidation judiciaire de votre sous-traitant ? Avez-vous anticipé un autre sous-traitant ? Même si la réponse à cette question est positive, celui-ci risque d’avoir un grand nombre de demandes suite à la fermeture de son concurrent, aussi il est préférable d’avoir déjà pu travailler avec lui afin de faciliter les échanges.

Nous avons eu le cas récemment avec la fermeture de la Maison des Bulles, entreprise artisanale spécialisée dans l’embouteillage de boissons effervescentes. Plusieurs membres du Cluster Bio passaient par ce façonnier et cela leur a posé des difficultés.

Au-delà de la disponibilité du sous-traitant, vous pouvez également être dépendant de la variation de ses coûts, qui se répercuteront sur votre prix de revient. Il est toujours intéressant d’avoir identifié plusieurs sous-traitants … Au cas où !

Sous-traiter sa production alimentaire ou cosmétique peut vous empêcher d’avoir des produits personnalisés et à votre image 

En dessous d’une certaine quantité, votre sous-traitant ne souhaitera pas lancer une production spécifique pour vous car cela ne sera pas rentable et il vous proposera des produits qu’il fait déjà en marque blanche. Il s’agit de recettes standards qui généralement, ont fait leurs preuves et où il suffit d’apposer votre étiquette. Ainsi, si l’on prend l’exemple de tartinables, on vous proposera des classiques comme le houmous ou la tapenade. A garder en tête qu’il s’agit souvent de must-have qui peuvent aussi élargir votre gamme si vous ne les avez pas déjà à votre catalogue.

Sous-traiter sa production alimentaire ou cosmétique diminue le rapport qualité-prix de votre produit

Un sous-traitant constitue un intermédiaire de plus, qui prend sa marge. Le rapport qualité/prix global du produit est moins bon. À vous de bien travailler l’engagement de vos consommateurs par des valeurs fortes (entreprise française, bio, engagée, à mission…) pour qu’ils acceptent de payer ce surcoût.

Sous-traiter sa production alimentaire ou cosmétique vous fait courir un risque de rupture de continuité

Vous avez une référence qui cartonne et vos stocks sont épuisés ? Il faudra échanger avec votre sous-traitant et consulter son planning de production pour voir s’il est possible de remettre cette référence en production avant la date initialement prévue, sans quoi, vous allez être en rupture. C’est tellement frustrant d’avoir fait tant d’efforts pour se faire connaître et de ne pas pouvoir ensuite répondre à la demande…

Sous-traiter sa production alimentaire ou cosmétique vous met dans une position plus délicate en cas de gestion de crise

Vous avez des réclamations de vos clients suite à un défaut de production ou des problèmes sur la qualité de vos produits, à qui la faute ? Tout dépendra de votre contrat de façonnage, est-ce une obligation de moyen ou une obligation de résultat ? Quoi qu’il en soit, cela risque d’être délicat de mettre en avant une défaillance de votre sous-traitant avec votre communauté et vous devrez en assumer la charge. 

Sous-traiter sa production alimentaire ou cosmétique vous fragilise vis-à-vis de la concurrence

Imaginons que vos produits fassent des envieux ce qui est une bonne nouvelle, car cela veut dire que vos produits fonctionnent bien. Une entreprise concurrente peut identifier votre sous-traitant et proposer des produits similaires. A vous d’avoir suffisamment développé l’engagement de votre communauté pour qu’elle vous reste fidèle. Cela devient un peu plus compliqué quand l’écart de prix est important car le concurrent produit des gros volumes.

C’est le cas du shampoing solide de Lamazuna, précurseur sur le marché qui voit de nombreuses marques arriver sur le marché (dont Respire cité plus haut) mais aussi des poids lourds comme N.A.E. ou DOP. L’entreprise a fait le choix de créer une marque pour les grandes surfaces appelée The Green Emporium convaincue que c’est au précurseur de démocratiser le shampoing solide et non aux marques classiques. 

Enfin le cas le plus délicat est lorsque le concurrent propose un contrat d’exclusivité sur certaines recettes (ex. le « sans huile de palme ») avec votre façonnier. Dans ce cas, vous devez regarder votre propre contrat et les engagements tout en sachant qu’il n’est pas facile d’aller dans des batailles juridiques avec certains concurrents bien dotés en avocats.

Le contrat de sous-traitance est-il obligatoire pour sous-traiter sa production alimentaire ou cosmétique ?

Qu’est-ce que le contrat de sous-traitance ?

En principe, la rédaction d'un contrat de sous-traitance n'est pas obligatoire. Toutefois il vaut mieux anticiper les désaccords, encadrer, sécuriser et protéger les intervenants.

Comment rédiger le contrat de sous-traitance alimentaire ou cosmétique ?

• Identification des parties avec le montant de son capital social, l’adresse de son siège, le numéro d’immatriculation ainsi que le nom de son représentant ; 
• Nature de la mission et modalités d’exécution ;
• Calendrier prévisionnel : date de début d’effet et sa durée ;
• Obligations des parties : obligation de résultats ou de moyens ;
• Prix, modalités de règlement ;
• Responsabilité des parties et garanties ;
• Durée de la convention et fin du contrat ;
• Modalités de règlement des différends : indemnités de retard de livraison.

Il existe des modèles de contrats de sous-traitance en ligne (attention : non spécifiques aux secteurs alimentaires et cosmétiques).

Nous avons un atelier d'intelligence collective, le 24 mars 2022 entre membres du Cluster Bio surla sous-traitance.  Cela peut être l’occasion de savoir si vos pairs réalisent des contrats de sous-traitance et de savoir s’ils se sont fait aider pour la rédaction ou s’ils ont utilisé des modèles.

Quelles spécificités bio pour sous-traiter sa production alimentaire ou cosmétique

Faut-il passer par un sous-traitant spécialisé dans le bio ?

Pas nécessairement. Tout dépend du nombre de donneurs d’ordre certifiés bio avec lesquels travaille votre façonnier. S’ils sont au nombre de 2 max. alors vous pouvez « porter » la certification bio du façonnier. C’est-à-dire que le coût du contrôle est à votre charge et pourra être divisé par deux si vous êtes deux donneurs d’ordres. Votre façonnier devra être d’accord pour accepter ce contrôle et prendre connaissance de la réglementation bio.  

➔ Guide pratique du façonnage par Ecocert .

A partir de 3 donneurs d’ordres bio, ce sous-traitant est dans l’obligation de se faire certifier et vous n’aurez donc pas à supporter le coût de certification.

Les matières premières cosmétiques acceptées par le référentiel COSMOS Organic ou Nature & Progrès (pour ne citer que ces 2 cahiers des charges) sont souvent plus chères et plus rares que les matières conventionnelles. Faire appel à un sous-traitant permet de rationaliser les coûts d’achat de ces ingrédients. En effet, au démarrage de son activité, le volume de matières premières nécessaire à la fabrication est souvent faible par rapport à la quantité minimum de commande du fournisseur. Les jeunes entreprises cosmétiques sont donc vite confrontées à exercer des prix de vente plus élevés. Cette réflexion est également valable pour les emballages.

Vous souhaitez sous-traiter votre production alimentaire ou cosmétique, comment trouver un prestataire?

➔ Contactez-nous afin de connaître les sous-traitants adaptés votre besoin.

Pour reprendre un terme vu sur la toile : manufacturier ou promoteur alimentaire/cosmétique à vous de choisir en toute connaissance de cause mais aussi de vos envies et de vos compétences.

Quel est l’aspect qui vous motive dans l’aventure entrepreneuriale ?

Est-ce de pouvoir faire quelque chose de vos mains ? Vous adorez créer sans cesse de nouvelles recettes innovantes comme Martin de Biercors ? Et votre devise est « small is beautiful » ? Alors vous êtes un manufacturier ! Vous gérez votre production, mais peut-être sera-t-il préférable d’externaliser ou d’embaucher sur la partie communication et commercialisation, si vous n’avez pas toutes les cordes à votre arc.

Vous avez des objectifs de croissance ambitieux et êtes un as des réseaux sociaux avec déjà une communauté engagée ? Alors vous êtes un promoteur alimentaire/cosmétique et il vaut mieux capitaliser sur vos atouts et externaliser votre production à un sous-traitant.